Indice
- Funzionamento della contabilità
- Il lettering
- I documenti proposti
- Integrazioni per ERP e programmi contabili
- Le fonti più comuni di discrepanza
Funzionamento della contabilità
Payplug è uno stabilimento di pagamento approvato dalla Banca di Francia (ACPR), dal 2016. Quando aprite un conto Payplug, aprite un conto di tesoreria, quindi il numero associato deve cominciare per 512.
Il conto Payplug funziona come un conto bancario, le sole differenze sono che non si possiede una carta bancaria e che non si possono effettuare bonifici bancari verso terzi (fornitori, clienti...)
Nel corso del mese, la soluzione Payplug registra:
- I pagamenti effettuati dai clienti,
- I rimborsi ai clienti effetuati,
- Le eventuali opposizioni (frode/contenziosi),
- I bonifici effettuati verso un conto bancario registrato.
Il primo giorno del mese successivo, una fattura viene emessa e prelevata (IVA inclusa), direttamente in un un'unica rata sul vostro conto Payplug. L'IVA viene calcolata e applicata sull'insieme delle fatture generate e non per ciascuna transazione.
Payplug, quindi impone il blocco dei montanti, che permettono di prelevare l'importo della fattura del mese corrente. Questo blocco è costituito da:
- Dell'importo del vostro abbonamento mensile;
- Dai costi di transazioni delle varie operationi del mese in corso;
- Di un eventuale riserva, che verrà istituita sul vostro conto.
L'insieme delle operazioni di gestione dei vostri incassi sono presenti sul vostro conto Payplug, avete successivamente, la possibilità di effettuare un bonifico verso il vostro conto bancario, dal vostro saldo netto dai blocchi elencati precedentemente.
Il lettering
E' certamente possibile fare i conti sugli incassi effettuati con Payplug, ma queste operazioni non devono essere effettuate sul tuo conto corrente, ma direttamente sul tuo conto Payplug. Infatti, i fondi recuperati sul tuo conto bancario sono il risultato di un trasferimento da conto a conto al netto della fatturazione e degli addebiti (rimborsi, opposizioni...) effettuati su Payplug.
A causa di questa modalità di funzionamento, non è possibile allegare le transazioni ai trasferimenti effettuati sul vostro conto bancario. I trasferimenti effettuati escludono le spese di fatturazione, i rimborsi effettuati. Così per il lettering una fattura dalla tua parte corrisponde a una transazione su Payplug.
Questa modalità di funzionamento mira a semplificare la vostra gestione quotidiana e vi permette di avere una sola fattura da contabilizzare all'inizio del mese.
I documenti proposti
Per seguire la tua attività, hai 4 documenti a tua disposizione:
- Dichiarazione personalizzata
- Estratto conto mensile
- Dettagli delle spese
- Fattura mensile
L'esportazione contabile
Questo documento può essere scaricato in qualsiasi momento nel tuo portale Payplug e ti permette di seguire le operazioni registrate sul tuo conto di giorno in giorno.
Ogni riga di questa esportazione, più completa di un classico estratto conto bancario, permette di ottenere i seguenti elementi per ogni transazione:
- Elementi che permettono l'identificazione delle transazioni: ID, data dell'operazione, data di elaborazione, canale di vendita, e-mail del cliente per pagamenti e rimborsi...
Nel caso di un pagamento in negozio, in particolare tramite telelettura, la data della transazione (data di pagamento) può essere diversa dalla data di elaborazione e di caricamento. Per poter abbinare i vostri bonifici, è importante controllare questa data successiva.
- Il tipo e la descrizione delle transazioni: pagamento di un cliente, trasferimento sul suo conto bancario...
- L'importo delle transazioni,
- I dettagli delle spese per ogni transazione,
- Saldo lordo (esclusi i costi di transazione)
- Il saldo del tuo conto Payplug dopo ogni operazione.
Avete bisogno di visualizzare un modello di file di contabilità? Basta scaricarlo dall'allegato di questo articolo.
È possibile recuperare questo documento automaticamente utilizzando la nostra API. La documentazione tecnica è disponibile qui.
L'estratto conto mensile
Questo documento riassuntivo viene emesso ogni mese, raggruppa per tipo, per il mese passato, tutte le transazioni registrate nell'esportazione contabile.
Il documento include anche i dettagli di tutte le operazioni effettuate sul tuo conto Payplug.
Attenzione: se il dettaglio delle operazioni è troppo voluminoso (più di 50 pagine) non sarà incluso nell'estratto conto.
Il dettaglio dei costi
Scaricabile dal portale Payplug durante il mese, questo documento ti permette di capire i dettagli della tua fatturazione dando per ogni operazione il calcolo delle commissioni prese. Troverete i dettagli delle tariffe fisse e variabili, così come il tipo e il paese della carta.
Promemoria: Le tariffe sono fisse per ogni operazione e saranno oggetto di una sola detrazione sul tuo conto Payplug al momento dell'emissione della fattura il primo giorno del mese successivo.
La fattura mensile
La fattura è anche scaricabile dal tuo portale Payplug e dettaglia i diversi elementi che la compongono:
- Spese di transazione,
- Abbonamento mensile,
- Eventuali commissioni di blocco dei pagamenti.
Suggerimento: L'esportazione contabile e il dettaglio delle tasse sono proposti in formato file CSV. Se incontrate difficoltà durante la conversione/importazione del file:
In Libre Office / Open Office: convertire in UTF 8 poi il separatore di testo ' deve essere sostituito da "
In Excel: vai alla scheda "Dati" poi "Converti" > "Delimitato" > "Identificatore di testo e modifica".
Integrazioni per ERP e strumenti di contabilità
Per semplificare la vostra gestione quotidiana, offriamo anche integrazioni con software di gestione e soluzioni di terzi:
- Divalto
- Evoliz
- Agicap
- Nout
- Dougs
- Fygr
- Pennylane
- Budget Insight
L'integrazione di Budget Insight permette di fornire un feedback contabile su molte soluzioni di mercato.
Altre integrazioni sono attualmente in corso, quindi visitate la nostra pagina dei moduli.
Le fonti più comuni di discrepanze
Se non vuoi gestire il tuo conto Payplug come un conto bancario, è probabile che incontrerai regolarmente delle discrepanze. Ecco i casi più comuni che sono stati segnalati al nostro team:
L'abbonamento mensile: fate attenzione a prendere in considerazione l'importo del vostro abbonamento mensile nel calcolo se sommate tutte le transazioni meno le commissioni e i rimborsi per calcolare la somma dei vostri bonifici.
Rimborsi: se desideri effettuare un rimborso mentre non hai i fondi necessari sul tuo saldo Payplug, se la somma bloccata per la fatturazione permette di effettuare il rimborso, sarà quindi utilizzata per effettuare l'operazione. Al momento dei vostri prossimi incassi, gli importi utilizzati per effettuare questo rimborso saranno dedotti dai vostri incassi per poter assicurare la fatturazione.
Nel seguente video, viene fornita una dimostrazione pratica di tutto ciò che è stato spiegato in questa FAQ