Sommaire
- Fonctionnement de la comptabilité
- Le lettrage
- Les documents proposés
- Intégrations pour ERP et outils comptables
- Les sources d’écart les plus communes
Fonctionnement de la comptabilité
Payplug est un établissement de paiement agréé par la Banque de France (ACPR) depuis 2016. Lorsque vous ouvrez un compte Payplug, vous ouvrez un compte de trésorerie dont le numéro comptable associé doit commencer par 512.
Votre compte Payplug fonctionne comme un compte bancaire, à la différence qu’il ne dispose pas d’une carte bancaire et vous ne pouvez pas effectuer de virements vers des tiers (fournisseurs, clients … ).
Au cours du mois, la solution enregistre au fil de l’eau :
- Les encaissements en provenance de vos clients,
- Les remboursements clients que vous décidez de générer,
- Les éventuelles oppositions (fraude / litige),
- Les virements de trésorerie vers votre compte bancaire enregistré.
Le premier jour du mois suivant, une facture est émise et prélevée (TTC) directement en une seule fois sur votre compte Payplug. La TVA est calculée et appliquée sur l’ensemble de la facture générée et non pas transaction par transaction.
Payplug impose donc l’immobilisation des montants qui permettront de prélever le montant de la facture du mois en cours. Cette immobilisation est constituée :
- Du montant de votre abonnement mensuel,
- Des frais de transactions des opérations du mois en cours,
- D’une éventuelle réserve qui serait mise en place sur votre compte.
L’ensemble des opérations de gestion de vos encaissements sont réalisées sur votre compte Payplug, vous avez ensuite la possibilité d’effectuer un virement vers votre compte bancaire de votre solde net des immobilisations listées ci-dessus.
Le lettrage
Il est tout à fait possible de faire du lettrage sur les encaissements réalisés avec Payplug, mais ces opérations ne doivent pas être effectuées sur votre compte bancaire, mais directement sur votre compte Payplug. En effet, les fonds récupérés sur votre compte bancaire sont issus d’un virement compte à compte net de la facturation et des prélèvements (remboursements, oppositions …) effectués sur Payplug.
Du fait de ce mode de fonctionnement, il n’est pas possible de rattacher des transactions à des virements effectués sur votre compte bancaire. Les virements effectués excluent les frais de facturation, les remboursements effectués. Ainsi pour le lettrage une facture de votre côté correspond à une transaction sur Payplug.
Ce mode de fonctionnement vise à vous simplifier votre gestion au quotidien et vous permet de n’avoir qu’une seule facture à comptabiliser en début de mois.
Les documents proposés
Afin de suivre votre activité, vous disposez de 4 documents :
- Relevé personnalisé
- Relevé de compte mensuel
- Détail des frais
- Facture mensuelle
L’export comptable
Ce document est téléchargeable dans votre portail Payplug à tout moment et il vous permet de suivre au jour le jour les opérations enregistrées sur votre compte.
Chaque ligne de cet export, plus complet qu’un relevé de banque classique, permet d’obtenir les éléments suivants pour chaque opération :
- Des éléments permettant l’identification des opérations : ID, date de l'opération, date de traitement, canal de vente, e-mail du client pour les paiements et les remboursements...
- Le type et la description des opérations : paiement d’un client, virement vers votre compte bancaire…
- Le montant des opérations,
- Le détail des frais de chaque opération,
- Le solde brut (sans prendre en compte les frais de l'opération)
- Le solde de votre compte Payplug après chaque opération.
Besoin de visualiser un modèle de fichier comptable ? Il vous suffit de le télécharger, il est en pièce jointe de cet article.
Il est possible de récupérer automatiquement ce document en utilisant notre API. La documentation technique est disponible ici.
Le relevé de compte mensuel
Ce document de synthèse est émis chaque mois, il regroupe par types, pour le mois écoulé, toutes les opérations enregistrées dans l’export comptable.
Le document inclut également le détail de toutes les opérations effectuées sur votre compte Payplug.
Le détail des frais
Téléchargeable depuis le portail Payplug au cours du mois, ce document permet de comprendre le détail de votre facturation en donnant pour chaque opération le calcul des commissions prélevées. Vous y retrouvez le détail des frais fixes et variables ainsi que le type et pays de la carte.
La facture mensuelle
La facture est également téléchargeable depuis votre portail Payplug et détaille les différents éléments qui la composent :
- Frais de transactions,
- Abonnement mensuel,
- D’éventuels frais d’opposition.
Intégrations pour ERP et outils comptables
Afin de simplifier votre gestion quotidienne, nous proposons également des intégrations avec des logiciels de gestion et des solutions tierces :
L’intégration Budget Insight permet d'assurer les remontées comptables sur de nombreuses solutions du marché.
D’autres intégrations sont actuellement en cours, n’hésitez pas à consulter notre page module.
Les sources d’écart les plus communes
Si vous ne souhaitez pas gérer votre compte Payplug comme un compte bancaire, vous risquez de rencontrer régulièrement des écarts lors de votre lettrage. Voici les cas les plus courants qui sont remontés à notre équipe :
- L’abonnement mensuel : attention à prendre en compte le montant de votre abonnement mensuel dans le calcul si vous additionnez toutes les transactions moins les frais et les remboursements pour calculer la somme de vos virements.
- Les remboursements : si vous souhaitez effectuer un remboursement alors que vous ne disposez pas des fonds nécessaires sur votre solde Payplug, si la somme immobilisée pour la facturation permet d’effectuer le remboursement, elle sera donc utilisée pour effectuer l’opération. Lors de vos prochains encaissements, les montants utilisés pour effectuer ce remboursement seront décomptés de vos encaissements afin de pouvoir assurer la facturation.
- La TVA : Payplug calcule la TVA sur la somme des transactions lors de la facturation et non sur chaque transaction. Vous pouvez effectuer une simulation du coût de la TVA par transaction, mais aurez obligatoirement des écarts, car la somme des arrondis est différente de l'arrondi de la somme.